芜湖市勘察测绘设计研究院有限责任公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为提高公司档案管理的整体水平，使档案管理工作更好地为生产、经营、管理等各项工作服务，根据国家法律法规及上级有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条 公司档案是指公司和各部门（子公司）在生产、管理、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。

第三条 公司档案实行集中统一管理，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二章 职责、权限

第四条 各部门在档案管理方面的职责是：

党政办公室负责公司党、政、工、人事、监察、合同等文书档案资料的收集、整理、登记、归档管理工作；

公司生产管理部下设档案室，负责公司勘测设计生产资料、成果资料、图纸和实物、电子档案的收集、整理、归档工作，以及合同文件、招投标档案的收集、整理和移交党政办公室归档工作。

公司财务审计部负责公司会计资料档案的收集、整理、归档工作；

公司技术质量部负责公司各项质量检查资料、科技研发项目资料档案的收集、整理和移交生产管理部档案室归档工作。

各部门是档案工作的日常管理单位，承担文件、生产及成果资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、送交归档工作，并应定期按有关要求向生产管理部档案室移交。移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。

第五条 公司员工均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料，并应按规定办理必要的手续。

第三章 归档范围

第六条 文书档案

1、上级单位下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知、会议纪要等文件材料；上级单位普发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料；上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料；

2、公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料；公司制定的对内对外文件、工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料；与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料；

3、公司党总支会议、董事会、总经理办公会、行政办公会会议记录、纪要；职代会、民主生活会等会议资料；

4、关于公司年度工作计划、总结；科技发展项目的可研、立项报告、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析等文件资料。

第七条 人事档案

人事档案按上级有关归档范围执行。主要包括公司在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的学历、职称、劳资变动、奖励处罚等方面的个人原始档案资料；包括上级发布的决定、决议、人事通知、人事任免等；公司人事通报、机构调整、任免、奖惩、人事计划、人事工作总结及规章制度等。

第八条 技术档案

1、测绘成果及资料档案应严格按照《中华人民共和国测绘法》、《测绘地理信息档案管理规定》等相关法律法规要求的归档范围、保密措施及保管限期办理。

2、勘察技术成果归档范围包括但不限于：工程技术资料合同、业主的技术要求和我院的工作纲要、技术方案等；建设单位提供的规划图、地形图、方案设计图及搜集来的相关资料； 现场采集来的所有信息资料，如：野外记录、原位测试成果，现场测绘资料等；内业计算资料；报告修改稿及校审表；正式报告；审图意见及其答复文件；补充资料及其他有技术意义的载体。

3、凡委托公司设计的新建、改建、扩建、加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位、施工单位发生的各类协议、合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文件,均应归入技术档案。

4、岩土工程项目的技术档案包括但不限于设计方案、投标文件、合同、协议、隐蔽工程记录、监理核定的工程量决算书、变更审批等资料。

5、其他技术成果资料。

第九条 科技档案

1、工程可行性研究、初步设计、施工资料、工程的竣工成果资料、工程管理方面的文件材料及图纸；

2、科学技术研究项目成果申报、鉴定、评审、推广等文件材料；

3、公司三标体系管理、质量管控、重要技改项目文件资料；

4、公司各项奖项申报、获奖证书等资料。

第十条 会计档案

会计档案包括公司投资运营财务、综合财务管理过程中形成的报表、账薄、工资表、凭证等。

第十一条 实物档案

1、公司各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、及各类奖励证书；

2、有关生产、经营、管理等方面所取得的资质证书等各类具有法律效力的证件；

3、公司组织或参加重要活动以及其他反映公司主要职能活动和工作成果的的音像材料。

第四章 归档要求

第十二条 各部门生产、管理、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要有完整、准确、系统的文件材料交各档案归口部门归档保存。各部门必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入各项工作计划和管理工作程序之中，纳入部门和人员职责范围。

第十三条 归档的文件材料要齐全、完整、准确，符合文件材料形成规律，保持其有机联系，符合档案保管要求。

第十四条 文件材料归档前，均应进行系统整理，编写移交清册，交接双方应严格执行交接手续，认真核对移交清册，双方责任人、负责人在移交清册上签字，移交清册各留一份永久备查。

第五章 档案借阅制度

第十五条 公司各部门因工作需要可到党政办公室或生产管理部档案室借阅本部门形成的档案, 一般限于在公司内部阅览。需借出时,严格按照审批程序履行借阅登记手续。

第十六条 对于机密、绝密档案严格按照公司保密管理规定执行；对于未公开发表的档案资料(科研成果)仅供部门负责人或课题组负责人查阅。

第十七条 档案管理人员,对归还的档案应认真检查,查对无误后,方可办理归还手续,如发现问题要及时上报处理。

第十八条 档案管理人员在办理借阅手续时，要严格做好登记工作。借用时间不准超过一周，如有特殊情况需事先说明，但最长不得超过十五天，借阅期满需延长的，必须携带原档案办理延借手续。

第十九条 对借用的档案必须严格保管，做到不污染、不损坏,不任意涂改、抽拆、勾划。严禁转借他人，档案如有遗失或损坏等情况，要依法查处。

第六章 档案保密制度

第二十条 档案保密工作按照公司保密管理规定执行。

第二十一条 档案人员要严守保密纪律，不得私自摘抄、复制涉密档案，不得传播档案机密，对泄露档案机密的，应视其情节轻重，按照公司有关规定给以相应的处理或处分。

第七章 附则

第二十二条 本制度由党政办公室负责解释。

第二十三条 本制度自颁布之日起执行。