芜湖市勘察测绘设计研究院有限责任公司

合同管理办法

第一章  总  则

第一条  为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。

第二条  本办法适用于公司及公司下属各生产部门、子公司的一切合同管理活动。

第三条  本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

第四条  本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。

第五条  合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：

1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款；

2、全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续；

3、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见；

4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报有关领导审查、批准；

5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；

6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料；

7、安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账。

第二章  合同管理部门

第六条  生产管理部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。（各生产部门的印章不得作为合同章对外使用），其主要职责是：

1、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施；

2、组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训；

3、参与公司对外订立重大合同的谈判；

4、参与标书评审和合同评审；

5、对合同订立、变更及解除进行审查把关；

6、负责公司本部及所属各单位（部门）的各类合同执行情况的监督检查；

7、负责公司合同专用章的管理；

8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理；

9、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；

10、合同管理中需要解决的其他问题。

第七条  公司财务部是合同财务监督部门，主要职责：

1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；

2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致；合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款；

3、负责按合同结算条款收、付款；

第三章  合同的订立

第八条  订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。

第九条  合同订立的程序

1、顾客提出要约邀请的合同订立程序

资信审查—→接受要约邀请 —→合同填写—→审查—→批准—→签章。

2、我方提出要约邀请的合同订立程序

对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写—→审查—→批准—→签章。

第十条  合同签订内容一般包括以下条款：

1、当事人全称、地址、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；

2、价款或酬金；

3、履行的期限、地点和方式；

4、违约责任；

5、合同争议的解决方法；

6、合同订立的时间、地点；

7、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。

第十一条 合同内容应符合下列要求：

1、主体合格、权责明确、手续完备；

2、条款齐全、意思表示真实；

3、文字清晰、语言规范；

4、无矛盾条款、无空白条款。

第四章  合同的审查

第十二条  合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力，内容包括：

1、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；

2、审查营业执照是否真实、有效；

3、核实对方的资产（资金）证明；

4、审查合同对方的资质等级证书；

5、审查法人证书及法人委托证书；

6、根据合同性质需要审查的其他内容。

合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。

第十三条  经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：

1、对方当事人是否具有签约主体资格；

2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见；

3、是否违反公司的规章制度；

4、是否超越业务权限；

5、语言是否准确、通顺。

第十四条  合同管理部门对合同进行合法性审查，主要内容包括：

1、合同签订主体是否符合法律规定；

2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；

3、条款是否有冲突；

4、条款是否有歧义；

5、条款是否有效维护公司合法权益；

6、条款是否完备。

合同管理部门对合同严密性可进行监督审查。

第十五条  提交合同管理部门审查的合同应符合下列要求：

1、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经经过财务部门审查；

2、合同当事人均未在合同上签字盖章；

3、合同约定的内容尚未实际履行；

4、需要同时附送的材料完备；

第十六条  合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽可能满足各生产部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。

第十七条  合同管理部门对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。

第五章  合同的批准

第十八条  总经理或授权的副总经理处理公司的各类合同业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到授权并在授权范围内对外订立合同。

第十九条  公司各生产部门择选外协工程合同，严格按公司外协队伍管理规定有关内容订立。

第二十条  以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。

第六章  合同的履行

第二十一条  合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。

第二十二条  各签约单位、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。

第二十三条  对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。

第二十四条  对于公司为付款方的合同，支付最后一笔合同款项时，合同执行部门应填写合同履行终结报告，送合同管理部门终止合同。

第七章  合同的变更与解除

第二十五条  在合同履行过程中遇到困难，各单位应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

第二十六条  对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

第二十七条  合同需要变更、解除，合同执行部门应向合同主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告，经合同主管部门审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采取补救措施，尽量减少由此造成的损失。

第二十八条  合同变更、解除必须采取书面形式。

第二十九条  合同执行部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送合同主管部门。

第八章  合同纠纷的处理

第三十条  发生合同纠纷时签约单位应在24小时内到合同主管部门提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法；

第三十一条  合同纠纷原则上由签约单位（部门）负责处理，签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内多个单位（部门）的，或签约单位（部门）处理不了的，报主管领导协调处理。

第三十二条  对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或司法部门依法处理。

第三十三条  合同纠纷的提出，及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。

第三十四条  合同管理部门处理经济纠纷前，有关签约单位必须提供下列证据材料(原件或复印件)；

1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；

2、验收报告、发票等有关凭证；

3、货款的承付、有关财务帐目；

4、有关违约的证据材料；

5、其他与处理纠纷有关的材料。

第三十五条  合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖合同专用章。

第三十六条  合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总，统一交合同主管部门归档，以备查考。

第九章  合同的管理

第三十七条  公司本部及各生产部门、子公司订立的合同，均由合同主管部门生产管理（市场开发）部统一管理归档。

第三十八条  各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司对外订立合同，不得将代理事项自行转委托他人代理。

第三十九条  发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。

第四十条  合同专用章的使用应建立台帐，合同专用章如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，还应登报挂失。

第十章  附  则

第四十一条  本办法由生产管理部负责解释和修订。本办法没有规定的，以合同法、相关法律法规及本公司其他相关的规章制度为依据。

第四十二条  本办法自下发之日开始执行，原《合同管理办法》同时废止。公司下发的其他文件对合同管理与本办法有抵触的，以本办法为准。

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合同评审制度

第一条  为了进一步加强和规范公司的合同评审工作，促进合同评审的规范化运作，特制定本办法。

第二条  合同评审内容：项目奖金风险、项目技术要求、工期是否能够满足要求、中标或合同签订后建议落实的生产部门。

第三条  招投标项目的前期工作由生产管理部负责：

（一）生产管理部负责收集市场招投标信息，向分管领导汇报，确定是否参加投标，制定投标计划，组织召开标前评审会。

（二）投标计划的内容包括：

1.投标项目的基本情况（提供招标需求）；

2.投标活动需要相关部门配合的工作内容及完成时间，主要包括生产部门编写技术方案和人员配备，技术质量管理部门审核技术方案、办公室负责相关证书提供和车辆调配等后勤工作。

3.生产管理部汇同生产部门初步拟定的成本核算情况。

（三）生产管理部负责编制完整的投标文件，参加投标工作。

（四）生产管理部可以根据项目情况组织生产部门编制投标文件，负责投标文件的最终审核并确定授权代表参加投标工作。

第四条  小型项目合同确定、评审及签定工作，应符合：

（一）合同文本可以使用简易合同，也可以用项目委托协议书代替，项目委托协议书的填写应符合相关要求。

（二）合同签订（变更）评审采用简易程序，拟定后签订。

（三）合同签订后建立合同台账。

（四）各生产部门签订的合同统一交由生产管理部保管。年底统一上交公司党政办建档留存。

第五条  大中型项目合同确定、评审及签定工作：

（一）合同文本由生产部门拟定、生产管理部修订，在对方无明确规定的情况下应使用标准文本。

（二）大中型项目合同签订（变更）评审应符合：

1、合同签订（变更）评审原则上采用签字评审方式。

2、合同签订（变更）评审前，生产部门应向参与评审的职能部门提交测绘要求或招标文件等基础资料。

3、合同签订（变更）经院长评审后签订。对于部分特殊项目如涉外项目等，必要时经法律顾问评审。

（三）合同签订（变更）评审记录表，由生产部门拟定，评审完成后和已经签订的合同文本一并移交生产管理部，建立合同台账。

第六条  本院的生产项目以技术设计书和实施方案批准作为合同执行评审标志。

第七条  本院的生产项目以三级质检或第三方验收完成、双方的责任与义务履行完成作为合同终止标志。